Здесь можно прочесть и узнать что-то для себя 
 

Основные средства в бюджете: как навести порядок.

Когда Татьяна пришла работать в бухгалтерию колледжа, ей достался участок ведения ОС: так бывает, что работа сама выбирает тебя. Но, на первый взгляд ситуация казалась страшной: классы, этажи, кабинеты, оборудование, техника.. Всего не просто много, а слишком много. Как разобраться? Первый взгляд на фронт работ вызывал панику.

 Основные средства в разных кабинетах, из разных комплектов, некоторые без инвентарных номеров. Что купили за деньги бюджета, а что на спонсорские пожертвования, а что приобретено из внебюджетных средств колледжа. Впору было бежать. Как же разобраться в таком количестве задач и выстроить систему учета?

Из нашего опыта, основные средства пугают многих. Давайте разбираться. 

Что должно быть. (С чего начать)

Самое первое, с чего стоит начать - это отчеты. Да, как ни странно это звучит. Ваше учреждение создано не вчера? Прошлогодние отчеты сданы? Тогда вы точно сможете определить, какая сумма основных средств числится на счетах вашего учреждения. Сколько из них куплены за деньги бюджета, а сколько за средства от предпринимательской деятельности. Прежде всего стоит изучить баланс за предыдущий год и форму 0503768 (0503168 если ваше учреждение казенное) и инвентаризационную опись, которая, как правило, составляется в бухгалтерии ежегодно, перед тем как сдавать отчеты и завершать финансовый год. О том, как читать отчетные формы, мы как раз готовим курс, который проведем этой осенью. Отчеты нашлись? Цифры увидели? Если во всех отчетах они совпадают - отлично, если нет - нужно проверять и искать ошибки. 

Идем дальше.

Дальше, с инвентаризационной описью в руках нужно будет провести инвентаризацию. Зафиксировать ту реальность, которая есть на данный момент. В таком случае, как у Татьяны Павловны, когда мест хранения много и комплекты перепутаны, мы предложили ввести дополнительную систематизацию - по кабинетам, подразделениям. Например "Кухня" имеет свое оборудование, инвентарь, поэтому список всего, что принадлежит кухне, удобно иметь под рукой, а кабинет химии - другой список. Как удобнее это сделать? Я предлагаю ввести в ваших программах дополнительный параметр для каждого основного средства - место хранения.  В разных программах это можно сделать. Добавьте субконто, если пользуетесь 1С, или  заполните окошко прямо в карточке основного средства, как предусмотрено в системе "Парус". Чтобы разобраться и навести порядок, потребуется время и настойчивость, но результат дает спокойствие и уверенность. 

Конечно, вы проверяете наличие инвентарных номеров на объектах учета и отдельно заносите в список те объекты, на которых номеров нет, чтобы потом провести расследование и понять, к какому виду отнести объект.

Еще во время проведения инвентаризации (а порою, в процессе поиска) основных средств, имеет смысл ставить пометки о состоянии объектов: так проще будет подготовить документы на списание всего старого и негодного. 

Итак, вы сделали эту работу: провели инвентаризацию, и у вас есть списки  всего, что имеется в учреждении. Дальше работа сложная и порой творческая.

 

Приводим в соответствие. Всё и всему. 

В любом случае, обязательно уточните состав комиссии по списанию и инвентаризации нематериальных активов. Приказ мог устареть, люди уволиться или поменять должности, - проверьте, обновите, переподпишите. Это важная мелочь, которая может быть и элементом Учетной политики вашего учреждения.

В Учетную политику тоже стоит посмотреть повнимательней, но это мы разберём с вами в отдельной статье про Учетную политику бюджетных учреждений. 

Из опыта и логики, вероятны три варианта результатов вашей проверки-инвентаризации:

Результат №1 

Возможен такой счастливый вариант, что у вас всё совпало. Общие цифры начальной стоимости основных средств в бланках балансовых отчетов и в инвентаризационной ведомости равны и по бюджету и во внебюджетной части, и в сумме и по видам деятельности. 

В этом случае подписываем документы. Какие

Форма: Акт о результатах инвентаризации (для бюджетного учреждения) (Форма по ОКУД 0504835)

Если поставили отметки о местах хранения - то печатаем перечни в каждый кабинет, раздаем и себе оставляем. В следующий раз инвентаризация гарантированно пройдет быстрее и четче. 

Результат №2

Обнаружена недостача. 

Здесь нужно обязательно составить Акт, а также сделать соответствующие проводки. Про все нужные для учета ОС проводки мы подготовили инструкцию, которую легко понять, и которая поможет вам не ошибиться.

Результат №3 

Излишки. Приходуем, составляем акт и делаем проводки.

 

Итак, как приступить к работе в основными средствами, когда все запуталось или нет уверенности, мы здесь немного разобрались. Мы сделали для вас небольшую, но исчерпывающую инструкцию о том, какие документы и проводки должны быть сделаны на каждом этапе жизни основного средства. Если вам нужна такая памятка-брошюра, вы можете забрать её здесь, и заодно подписаться на наши сообщения о новых статьях, вебинарах, инструкциях, которые мы готовим для клиентов и готовы поделиться с вами.