- Как часто проводить инвентаризацию задолженности?
Ежеквартально (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10 декабря 2015г. №02-07-07-73609, №07-04-05/02-848).
- Как определить вид задолженности?
Дебиторская задолженность - это долги контрагентов перед нашей организацией. Возникает, когда мы оплатили товар (услугу, работу), а поставщик еще не исполнил свою часть договора. Либо мы перечислили заработную плату сотрудникам или заплатили налоги, а расходы еще не начислили.
Кредиторская задолженность - возникает, когда мы получили товар (услугу, работу), не оплатив его.
- Как проверить состояние расчетов с контрагентами в программах и какие сдавать отчеты?
Важно! При расчете суммы задолженности, любая программа учитывает только отработанные (проведенные) документы.
В программе 1С разработаны разделы для инвентаризации расчетов.
Редакция 1.0
Расчеты – Расчеты с контрагентами – Инвентаризация расчетов (ф.0504089). Нажимаем кнопку «Создать», далее в открывшемся окне нажимаем «Заполнить».Дебиторская и кредиторская задолженности здесь на разных вкладках. 
Редакция 2.0
Учет и отчетность – Инвентаризация расчетов с контрагентами. Нажимаем на кнопку «Создать», в открывшемся окне кнопка «Заполнить по данным учета». 
В программе Парус 7 разработан специальный раздел «Расчеты с дебиторами/кредиторами».
Учет – Расчеты с дебиторами/кредиторами – Указать параметры: счет и период.
Важно: в Парус 7 можно посмотреть только один месяц за раз. Здесь мы видим Счет, наименование контрагента, входящий и исходящий остатки, обороты по дебету и кредиту. Обороты по дебету — это наши оплаты контрагенту, обороты по кредиту – исполнение им своей части обязательств (поставка, оказание услуг, начисление расходов по налогам и пр.). В зависимости от того какой оборот больше, получаем дебиторскую или кредиторскую задолженность.
Форма 0504089 "Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" вызывается в контекстном меню Отчеты.
В программе Парус 8 возможностей больше, чем в 7 версии.
Тот же раздел Расчеты с дебиторами/кредиторами можно открыть как по строкам, так и по ведомостям. В любом случае указываем период просмотра (Дата открытия) и счет (вместо счета можно указать тип ведомости).
Учет – Расчеты с дебиторами/кредиторами – По ведомостям. Здесь в верхней части экрана счет и дата открытия задолженности, а в нижней расшифровка по контрагентам.
Если же открыть Учет – Расчеты с дебиторами/кредиторами – По строкам, группировки по счету не будет. Откроется раздел с отдельной строкой по каждому контрагенту. Главный плюс этого раздела – можно увидеть несколько месяцев сразу, т.е. ход расчетов, например, с поставщиком в течение года – когда была поставка, когда оплата и т.д. Незаменимая вещь в конце года!
Среди отчетов, формируемых из этого раздела, есть и "Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами 123Н (0504089)".
В Парус 8 не так давно разработали еще один удобный инструмент – Оборотная ведомость по расчетам с дебиторами/кредиторами (Функции – Оборотные ведомости). Формируется за период, для каждого контрагента своя строка. В отличие от Расчетов с дебиторами/кредиторами, для формирования корректной оборотной ведомости не важен перенос остатков внутри просматриваемого периода, т.к. учитываются проводки.
Отчетные формы
По дебиторской и кредиторской задолженности сдается отдельная форма 0503769 (бюджетные организации), 0503169 (казенные).
Формируется раздельно по видам деятельности (кодам видов финансового обеспечения) и видам задолженности (дебиторская, кредиторская), т.е. если вы работаете в бюджетном учреждении, у которого есть предпринимательская деятельность, то отчетов будет как минимум 6: дебиторская и кредиторская задолженности, и виды деятельности 2, 4, 5.
